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法務部行政執行署士林分署:回首頁

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105年 國立陽明大學

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:109-12-07
  • 資料點閱次數:204

活動類別
■標竿學習


活動名稱
國立陽明大學-標竿學習


辦理時間
105年3月17日


領隊:
分署長洪志明


參加人員:
主任郭玉堃、執行官黃國書、執行官張峻嘉、執行官洪秀芬、執行官黃瑛足、技工顏誌逸


標竿學習過程
本次學習內容為聆聽陽明大學參加金檔獎實地評審之簡報,翻閱書面佐證資料、觀摩檔案應用處所及檔案庫房設施。


學習內容:
聆聽第13屆金檔獎得獎機關國立陽明大學參加金檔獎實地評審之簡報,翻閱書面佐證資料、觀摩檔案應用處所及檔案庫房設施。


學習重點及心得:

  • 管理規劃與培訓方面:
    • 中長程計畫分年度訂定目標值。
    • 歷次參訪改進事項之落實報告。
    • 可訂定本署檔案庫房管理要點、庫房緊急災害應變標準作業流程。
  • 立案編目方面:
    • 收發文之電子公文及紙本公文歸檔清單可建立編目專冊。
    • 本署檔案分類年限區分表建立專冊,可製作檔案分類號小幫手手冊供同仁使用。
    • 重大案件一事一案原則,關聯案情確實併案。
    • 卷盒封面清楚標示案名、檔號、保存年限。
  • 鑑定清理方面:可敘述檔案徵集績效,持續蒐集老照片並進行圖文徵選,藉由照片細說今昔發展。
  • 檔案庫房方面:
    • 庫房檢查紀錄表以透明隔板置於牆面上,每日定期填寫,並按月上簽。
    • 採購開放式書櫃放置本署歸檔之出版品。
    • 庫房出入口增設黏塵地墊,清除訪客鞋底灰塵或污物。
    • 檔案櫃應編號,且區分永久與定期檔案。
    • 附件較大宗時,可考慮採去酸附件盒(紙箱)存放,確實載明文號、日期、案由、檔號、保存年限及編號,並標示於檔案櫃。
    • 可設置溫溼度液晶顯示器。
    • 檔案櫃可黏貼螢光逃生路線貼紙。
    • 可提供庫房整理前後照片以對比改善成果。
  • 檔案應用方面:
    • 檔案應用處所放置文件翻閱架(內含檔案應用須知、應用申請書表填寫範例等)
    • 檔案應用處所可用鮮明圖示引導。
    • 檔案應用處所電腦將網頁首頁設定為「機關檔案目錄查詢網NEAR」查詢首頁。
    • 可將檔案應用要點、申請流程、相關表單及常見問題Q&A置於資料夾並設以書架供民眾瀏覽。
  • 有關文書檔案作業資訊化方面:
    • 文書資訊部分強調本署一般公文全數掃描及影像調閱功能,節能減紙,並呈現調閱統計報表。
    • 定期辦理檢測掃描影像檔作業及還原演練作業。
    • 線上公文簽核系統設定承辦人分類號必填欄位機制。
  • 檔案展方面:
    • 可設計紀念戳章,提供拍照打卡兌換小禮品。
    • 可做人型立牌供民眾拍照。
    • 本署署戳、歷任署長簽名章戳可復刻展出(含直式及橫式)
  • 實地考評方面:
    • 考評現場除書面佐證資料外,可依考評項目之績效製作掛軸,懸掛於考評會場或是觀摩解說會場,幫助評審或觀摩者快速了解全盤檔管業務績效。
    • 本署長官簡報時可錄音,供日後他機關標竿學習時安排簡報解說時播放。
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