活動類別
■標竿學習

活動名稱
國立陽明大學-標竿學習

辦理時間
105年3月17日

領隊：
分署長洪志明

參加人員：
主任郭玉堃、執行官黃國書、執行官張峻嘉、執行官洪秀芬、執行官黃瑛足、技工顏誌逸

標竿學習過程
本次學習內容為聆聽陽明大學參加金檔獎實地評審之簡報，翻閱書面佐證資料、觀摩檔案應用處所及檔案庫房設施。

學習內容：
聆聽第13屆金檔獎得獎機關國立陽明大學參加金檔獎實地評審之簡報，翻閱書面佐證資料、觀摩檔案應用處所及檔案庫房設施。

學習重點及心得：

• 管理規劃與培訓方面：
  • 中長程計畫分年度訂定目標值。
  • 歷次參訪改進事項之落實報告。
  • 可訂定本署檔案庫房管理要點、庫房緊急災害應變標準作業流程。
• 立案編目方面：
  • 收發文之電子公文及紙本公文歸檔清單可建立編目專冊。
  • 本署檔案分類年限區分表建立專冊，可製作檔案分類號小幫手手冊供同仁使用。
  • 重大案件一事一案原則，關聯案情確實併案。
  • 卷盒封面清楚標示案名、檔號、保存年限。
• 鑑定清理方面：可敘述檔案徵集績效，持續蒐集老照片並進行圖文徵選，藉由照片細說今昔發展。
• 檔案庫房方面：
  • 庫房檢查紀錄表以透明隔板置於牆面上，每日定期填寫，並按月上簽。
  • 採購開放式書櫃放置本署歸檔之出版品。
  • 庫房出入口增設黏塵地墊，清除訪客鞋底灰塵或污物。
  • 檔案櫃應編號，且區分永久與定期檔案。
  • 附件較大宗時，可考慮採去酸附件盒(紙箱)存放，確實載明文號、日期、案由、檔號、保存年限及編號，並標示於檔案櫃。
  • 可設置溫溼度液晶顯示器。
  • 檔案櫃可黏貼螢光逃生路線貼紙。
  • 可提供庫房整理前後照片以對比改善成果。
• 檔案應用方面：
  • 檔案應用處所放置文件翻閱架(內含檔案應用須知、應用申請書表填寫範例等)。
  • 檔案應用處所可用鮮明圖示引導。
  • 檔案應用處所電腦將網頁首頁設定為「機關檔案目錄查詢網NEAR」查詢首頁。
  • 可將檔案應用要點、申請流程、相關表單及常見問題Q&A置於資料夾並設以書架供民眾瀏覽。
• 有關文書檔案作業資訊化方面：
  • 文書資訊部分強調本署一般公文全數掃描及影像調閱功能，節能減紙，並呈現調閱統計報表。
  • 定期辦理檢測掃描影像檔作業及還原演練作業。
  • 線上公文簽核系統設定承辦人分類號必填欄位機制。
• 檔案展方面：
  • 可設計紀念戳章，提供拍照打卡兌換小禮品。
  • 可做人型立牌供民眾拍照。
  • 本署署戳、歷任署長簽名章戳可復刻展出(含直式及橫式)。
• 實地考評方面：
  • 考評現場除書面佐證資料外，可依考評項目之績效製作掛軸，懸掛於考評會場或是觀摩解說會場，幫助評審或觀摩者快速了解全盤檔管業務績效。
  • 本署長官簡報時可錄音，供日後他機關標竿學習時安排簡報解說時播放。